Site Start Up(SSU)是中心启动的第一步,诸多准备工作如协议制定、研究中心招募、伦理申请等均在该阶段完成,高效的SSU可以给项目带来良好的开端和试验进度的保障。
SSU涉及大量信息采集、分析、沟通与人员授权管理工作,传统模式下,大部分企业依赖纸质文档、邮件等方式进行沟通和流程推进,所以,沟通链路复杂,授权管理成本高,而且管理水平高度依赖于管理者个人经验,企业则无法沉淀数据,和形成管理体系与方法论。
太美医疗科技eCooperate(CTMS) 临床试验项目管理系统中的SSU模块能显著改善这一难题。
创新SSU模块,助力管理提效(以齐鲁制药为例)
齐鲁制药透露:SSU阶段,研究中心招募是核心难题,能否快速招募到最契合研究需求的中心直接决定了项目成败。
Site Start Up(SSU)流程示意图
上述阶段中,SSU阶段主要面临以下挑战:
01. 候选中心多,人员管理繁琐,管理成本高;
02. 候选中心分配依赖系统管理员一人完成,CRM/CRA无法灵活匹配到最适合的中心;
03. 中心评估报告汇总困难,评估数据无法直观对比;
04. 二次筛选启动繁琐;
05. SSU团队人员流动较大,CRA更换频繁,交接/管理困难;
06. 团队内部沟通链路复杂,信息同步不及时;
而在实操层面之外,SSU阶段管理能力的沉淀被长期忽视,尤其是类似于齐鲁制药等临床试验项目较多的业界龙头,非常需要中心评估数据的沉淀以及管理方法论的积累。
eCooperate(CTMS) 临床试验项目管理系统中的SSU模块提供了针对性的解决方案。
数字化SSU管理:更高效、更可靠
在实现组内沟通、人员分配、人员管理线上化的同时,数字化SSU模块支持筛选报告的标准化填写及直观对比,方便管理者高效进行中心筛选,并实现数据沉淀与经验积累。
自主筛选人员分配:传统的SSU管理中,CRA的分配需要层层汇报后由系统管理员统一操作,而eCooperate的SSU模块则支持PM/CRM/CRA自主添加中心做筛选,减少线下邮件分配中心和CRM/CRA这一步骤,实现分配流程统一线上化,提高分配效率。
中心筛选报告自动生成和导出:中心筛选访视完成后,系统也会自动将各中心筛选报告内容汇总并支持导出,为中心评估提供便利。
中心CRA分配:一旦线上确认参研的中心名单后,管理者也可以以线上分配的形式为对应参研中心分配相应CRA,并启动后续中心监查流程。整体提升项目组中心评估的效率。
此外,针对临床试验中可能存在的二次中心筛选工作、SSU团队人员变更等情况也均可实现线上管理;同时,SSU模块也配备了立项、伦理、协议的Tracking表,中心入选后,在线实时追踪,信息同步,避免沟通冗杂。
2022年底,齐鲁制药正式上线SSU模块,至今,该模块已为21个项目,进行了800余家中心的筛选,受到各级使用者一致好评。
以某III期肿瘤项目,预计入选50家中心为例,在人员分配和管理上,SSU模块能够为管理者节省约33个小时的时间。
如项目开始筛选后,PM原本需耗费1小时进行CRM/CRA的筛选邮件汇总,在采用SSU模块后,该环节无需再消耗人力;原本需要CRA线下打印,签字,邮寄,签名,扫描的报告汇总环节,通过系统实现后,每家中心至少节省15分钟,一共节省750分钟。
尤其是系统管理员,原本每天需要耗费2~3小时进行中心添加和人员授权,而在采用SSU模块后,其工作时间直接压缩至几分钟;与此同时,原本预计需要2天(以50份报告为例)的中心筛选报告整理工作也被“一键导出”功能所取代,耗时2小时即可完成中心数据对比,并且更为精确、直观。
“SSU模块的出现,不仅提升了管理效率,更重要的是实现了SSU阶段管理的统一化、标准化,实现了对整个临床试验中所涉及的SSU、临床监查、中心质量、入组进度、人员交接、TMF文档等内容的全流程管控,使管理者对研究中心全生命周期管理的全面性得到提升”。
——齐鲁制药